שעון נוכחות לעובדים בארגון
עובדים רבים מועסקים על בסיס של שכר שעתי ואחרים על בסיס של שכר חודשי בהתאם למכסת שעות שעליה הסכימו עם המעסיק. אם העובד אינו מגיע למשרד בשעות שנקבעו ומדווח נוכחות באופן שגוי הדבר עשוי לפגוע בפעילות השוטפת של העסק וברווחיותו. למרבה המזל כיום קיימות שיטות טכנולוגיות לוודא כי העובד אכן מגיש דו”ח חודשי מדויק
עובדים רבים מועסקים על בסיס של שכר שעתי ואחרים על בסיס של שכר חודשי בהתאם למכסת שעות שעליה הסכימו עם המעסיק. אם העובד אינו מגיע למשרד בשעות שנקבעו ומדווח נוכחות באופן שגוי הדבר עשוי לפגוע בפעילות השוטפת של העסק וברווחיותו. למרבה המזל כיום קיימות שיטות טכנולוגיות לוודא כי העובד אכן מגיש דו"ח חודשי מדויק.
תיעוד זמנים המקשה על הונאות וטעויות
כדאי להתחיל לשנות כבר היום את הדרך שבה העסק מקבל דיווחים שוטפים על שעות העבודה. זאת באמצעות הוספת שעון נוכחות דיגיטלי הפועל על כרטיס חכם, טביעת אצבע, אפליקציה המזהה את מיקום העובד וטכנולוגיות חכמות נוספות. כך, בכול יום ניתן לוודא כי העובד אכן שהה בעסק בזמן שדיווח, ולא ביקש מעובד אחר להעביר כרטיס במקומו.
בנוסף, כאשר משדרגים את העסק באמצעות שעון זה, ניתן להוסיף עוד מגוון רחב של אפשרויות כמו: תיעוד שעות ההפסקה, אפשרות של העובד לדעת כמה שעות עבד במהלך החודש, ניטור של שעות העובדים כדי לוודא שאין טעויות או שעובד שכח להחתים כרטיס ועוד.
הנהלת החשבונות הרבה יותר פשוטה
באמצעות תיעוד דיגיטלי של השעות כול תהליך הנהלת החשבונות הופך להיות הרבה יותר פשוט. למעשה, האדם המחשב את השכר יכול להפוך את כול שעות העבודה של עובדי המשרד לדו"ח אחד, ואז לייצר את תלושי המשכורת באופן אוטומטי. ישנן תוכנות שכר רבות שהופכות לדו"חות מקוונים בתהליך ייבוא פשוט של נתונים. הדבר חוסך רבות לחברה, במיוחד אם מדובר בחשב שכר שעובד לפי שעות.
כאשר למעסיק חשובות השעות העובדים מגיעים בזמן
להוספה של מערכת דיגיטלית לניטור של שעות יש עוד השפעה נוספת על מקום העבודה – השפעה פסיכולוגית. ברגע שהעובדים יודעים כי למעסיק חשוב לדעת באיזו שעה הגיעו ומתי עזבו את המשרד, הם נוטים לאחר פחות ונשארים עד לסוף יום העבודה.
בתחומים רבים, במיוחד בהייטק, נהוג לעבוד בשעות גמישות יחסית ולכן עובדים רבים אינם מייחסים חשיבות גבוה לאיחור של חצי שעה או יותר. הדבר מתבטא בסוף החודש באובדן של שעות מצטבר, שיכול לעלות לארגון סכום עתק. אם העובדים יכולים להיכנס למערכת ממוחשבת ולראות כמה שעות עבדו, הם יודעים שגם המעסיק יכול לעשות זאת.
השקעה בסכום נמוך ביחס לערך שהיא מעניקה לעסק
השקעה בהטמעה של מערכת נוכחות מצדיקה את עצמה כבר בחודשים הראשונים. היא מאפשרת לעסק להתנהל ביעילות מרבית ויוצרת אקלים ארגוני מסודר ומאורגן יותר. למעשה, לא תמצאו היום חברות גדולות ובינוניות שלא משתמשות במערכת נוכחות כלשהי. עם הירידה המשמעותית במחיר של המערכות הללו גם עסקים קטנים מאוד יכולים להרשות לעצמם להטמיען.
לסיכום, שעונים המתעדים את שעות העובדים יכולים לשנות משמעותית את הדרך שבה העסק מתנהל, למנוע טעויות והונאות ולהקל על תהליך הנהלת החשבונות. אם עדיין לא קיימת מערכת כזו אצלכם, כדי לשלבה בעסק בהקדם ולחסוך כסף.
