דוח שנתי מבקר העירייה
ביום רביעי 10.11, דנה מועצת העיר בדוח מבקר העירייה לשנת 2020, אותו הגיש מבקר העירייה, אריק משיח.
הדוח השנתי עסק בביקורת בשלושה תחומי עניין מרכזיים: עבודתה ופעילותה של מחלקת איכות הסביבה, נושא הסדרת חניה בתשלום ברחבי העיר והנושא השלישי בחן את התנהלותה של מחלקת התברואה. עוד הציג מבקר העירייה, המשמש גם כנציב תלונות הציבור, מספר פניות ותלונות תושבים לדוגמה, מתוך כלל הפניות שהגיעו אליו במרוצת שנת 2020.
ועדת ביקורת קיימה 3 ישיבות שבהן הוועדה דנה בדו"ח מבקר העירייה, בנספחים, בממצאי הדו"ח, בהמלצות מבקר העירייה, ובהערות ראש העיר לדו"ח.
וועדת ביקורת היא לא גורם שיפוטי, לא גורם מחליט, ותפקידה אינו לערוך או לבצע ביקורת על דו"ח מבקר העירייה.
הוועדה הזמינה נושאי משרות בעירייה, בכדי לתת סקירה ולהרחיב בנושאים אחדים בדו"ח.
הזמנה/זימון בעלי תפקידים להופיע בפני הוועדה הוא כלי חשוב ביותר בידיה, בכדי לקבל תמונה שלמה ומאוזנת של הנושאים המתוארים בדוחות הביקורת.
במהלך הישיבות והשיחות עם המוזמנים, חברי הוועדה נהגו בממלכתיות, ביושר, בידיים נקיות ובהגינות כלפי נושאי המשרות.
ביקורת בכל ארגון, משרד ממשלתי, או עירייה, היא אחד מכלי הבקרה המרכזיים לוודא שעובדי העירייה, עובדים במוסדות הציבור בעיר, ספקים וקבלנים שעובדים מול העירייה, פועלים ויפעלו באופן מקצועי, עפ"י עקרונות של מינהל תקין, טוהר מידות, ניהול תקין וקפדני של כספי הציבור, תוך הקפדה על חיסכון מירבי בהוצאות מהקופה הציבורית.
ארגון/מוסד ציבורי יעיל ובריא הוא ארגון שבו מבוצעות ביקורות באופן שוטף, כחלק מחיזוק חוסנו של הארגון לבצע במיטב את המשימות והאתגרים שעומדים בפניו בכל יום.
אנו חברי מועצת העיר, הנהלת ועובדי העירייה, צריכים לקדם בברכה כל ביקורת בעירייה בתאגידים ובמוסדות הציבור בעיר, ולסייע במיטב למבקר העירייה שהוא שומר סף, בכל תחום שבו נוכל לסייע.
הנושא הראשון בדוח המבקר עסק בנושא מיחזור בעיריית מודיעין מכבים רעות. מטרת הביקורת הייתה לבחון את פעילות מחלקת איכות הסביבה בנושא מיחזור, תוך התמקדות בבחינת היבטים של זרמי המיחזור, הליכי ההתקשרות, יישום תנאי ההסכמים, דיווח ובקרה, קיום ההוראות החוק, הדרכות, הפעלת מערכי חינוך סביבתי ועוד.
בסיכום הדוח הציג משיח את המסקנות ובין השאר קבע כי אמנם המחלקה פועלת על פי החוקים
הרלוונטיים, אולם יחד עם זאת, המבקר קבע כי המחלקה פעלה ללא נהלי עבודה מקומיים המתאימים לשימוש המחלקה, לא הייתה הקפדה על החתמת ספקי הפינוי על הארכות הסכם וכן הוסיף כי הבקרה והתנהלות המחלקה בנוגע לפסולת אלקטרונית לקתה בחסר. בנוסף המבקר העיר כי לא בוצע פיקוח אודות הדיווחים בנוגע לאיסוף ומחזור פלסטיק.
עוד קבע המבקר כי המחלקה מבצעת פעילות נרחבת בתחום החינוך הסביבתי וכן, לאחר בחינת ההתנהלות והפעילות של הדרג הנבחר אל מול הדרג הפקידותי בעירייה ונקבע על ידי הביקורת כי הכללים נשמרו וכלל הגורמים פעלו בתחומי אחריותם וסמכותם.
דבר נוסף שבחן המבקר הוא אופן קביעת מיקומי המיכלים והכלובים, ברחבי העיר וקבע כי אין תבחינים לקביעת מיקום המיכלים וכי יש לעבור לדיווח ממוחשב ולהגביר את הפרסום של פעילות המחלקה בציבור.
בהתאם לממצאים אלה המליצה הביקורת להגדיר נהלי עבודה מקומיים לשימוש המחלקה. נהלי העבודה שיכללו טיפול בכלי האצירה של מרכזי המיחזור, יצירת נהלי עבודה ברורים כמו הגדרות תפקידים, היררכיה ארגונית, יחסים עם גופים ותאגידים חוץ עירוניים - ניהול יומן עבודה, ויצירת כלי מעקב ובקרה.
עוד קבע המבקר כי יש צורך בנוהל סיום התקשרות, שהתייתר בשל נוהל עירוני חדש בנושא. בתוך כך הורה המבקר לבדוק את תוקפם של ההסכמים שיש במחלקה ולהסדיר את הנדרש.
באשר לנתוני איסוף ומחזור פלסטיק - הביקורת ממליצה כי יש לבצע בקרה לאמיתות הנתונים. עוד המליצה הביקורת לבחון לקבוע יעדים מקומיים חדשים, זאת לאור ההיקף המרשים של אחוזי המיחזור בעיר וזאת על מנת לשפר אותם עוד יותר.
כמו כן המליץ המבקר לבצע סקר שביעות רצון בתדירות גבוהה על מנת לייעל את תהליכי העבודה הנוגעים למיחזור.
מבקר העירייה ציין בסיכום הדו"ח כי אמנם בעיר מתקני המיחזור רבים אולם לדבריו הם מפוזרים בעיר שלא על פי תכנית מסודרת ולעיתים אף יוצרים מפגע סביבתי ולכן יש לבצע חשיבה מקדימה בנושא הצבת המיכלים.
את המלצות המבקר קיבלו כלשונן ראש העיר חיים ביבס וועדת הביקורת בראשות חבר המועצה אבי אלבז.
הדו"ח השני של מבקר העירייה, אריק משיח, עסק בבחינת התנהלות חלוקת תווי החניה בעירייה תוך התמקדות בתחומים הבאים: האם ישנם נהלי עבודה מסודרים במחלקה האחראית על הפקת תווי החניה. אופן עיבוד בקשות התושבים בנושא תווי חניה. בחינת תאימות בין התווים המופקים לבקשות המאושרות. בחינת ההתנהלות במקרה של השבת ו/או ביטול תווי חניה. בחינת אופן אכיפת החנייה למחזיקים בתווי חניה. היערכות טכנולוגית בשירות האכיפה.
בין השאר קבע משיח את המסקנות הבאות לנושא זה: המערכת המקומית, שנבנתה על ידי העירייה לניהול תווי חניה נתנה מענה ראשוני וניהלה בצורה סבירה את אישורי הזכאות לתו חניה ואפשרה את חלוקת התווים לתושבים. יחד עם זאת נדרש להדגיש כי העברת ניהול המערכת הממוחשבת לספק הזוכה במכרז פיקוח חניה מייתרת את הצורך לערוך שינויים, עדכונים ותוספות למערכת.
סגן הגזבר ומנהלת לשכתו נותנים מענה לפניות תווי החנייה, על אף שנושא זה אינו בליבת העשייה של הגזברות יחד עם זאת, לדעת הביקורת, הטלת ביצוע הפיקוח והאכיפה בנושא (חנייה מוסדרת) על הפקחים העירוניים היא המדיניות הנכונה והיעילה ביותר.
עוד קבע מבקר העירייה, כי ניהול המאגר של הזכאים לקבלת תו חניה אינו תקין. וכן ניהול ההרשאות לעובדי העירייה העוסקים בנושא אישור וחלוקת תווי חניה לוקה בחסר. משיח הוסיף כי התוכנה המנהלת את נושא הזכאות לתו חניה לא נתנה מענה מיטבי וכולל. הצורך לנהל מידע בקבצים המשלימים את המידע המנוהל במערכת/תוכנה, מעלה בעיות כגון: טעויות, איבוד ואי תיעוד מידע.
לסיכום הציג המבקר מספר המלצות שאת כולן קיבלו ראש העיר חיים ביבס וועדת הביקורת בראשות חבר המועצה אבי אלבז, וחלקן כבר בוצע עד פרסום הדוח: העירייה תפעיל את המערכת הממוחשבת של פיקוח חניה. הליך זה בוצע ובכך ייתר את הצורך בשיפורים של מערכת הניהול הקודמת דבר ששיפר משמעותית את הבקרה על ההתנהלות בנושא. יצירת נוהל עבודה לעובדי עירייה המאשרים זכאות לקבלת תווי חניה לתושב.
הביקורת המליצה להטיל על גורם אחד את הנושא של אישור זכאות לקבלת תווי חנייה לתושבים, כאשר מנכ"ל העירייה יבחן וימליץ על הגורם שיהיה אמון לניהול הנושא. הביקורת ממליצה על בקרה תקופתית לעניין תושבים שאינם רשומים במאגר משרד הפנים כתושבי העיר. תושבים שאינם רשומים במערכת משרד הפנים כתושבי מודיעין מכבים רעות תישלל זכאותם לתו חנייה לתושב. הביקורת סוברת כי קביעת אזורי חניה בצורה מדודה ובאזורי ביקוש, יחד עם הטלת ביצוע הפיקוח והאכיפה בנושא, חנייה מוסדרת, על הפקחים העירוניים, היא המדיניות הנכונה והיעילה ביותר.
דוח הביקורת השלישי של משיח עסק בפעילות מחלקת התברואה. במסגרת זו בדק המבקר את פעילות המחלקה בהיבטים תפעוליים וכספיים בכל הקשור לניקיון העיר, פינוי האשפה והגזם, טיאוט וניקיון וניכוי עשבייה והדברה בשטחי בור, ובחינת האפשרות לחיסכון והתייעלות. מבקר העירייה ציין כי בדוח הוא שם דגש על פעילות החברות הקבלניות בתחומים הנבדקים אל מול ההסכמים לפיהם היו אמורות לפעול.
מדוח הביקורת עולה כי למחלקה יש נהלי עבודה מפורטים וידועים לכלל עובדי המחלקה. כמו כן המבקר ציין כי עלות פינוי אשפה וגזם, טיאוט וניקיון מסתכמת בכ- 40 מיליון שקלים בשנה שהוא סכום גבוה ולכן נדרש שיפור הבקרות וטיוב הפעילות של גורמי המקצוע בעירייה. בין השאר קבע המבקר כי מחלקת התברואה לא אכפה את כל פרטי החוזה: בין השאר "גילאי הרכבים" היו מבוגרים מ- 3 שנים. לא הוצגו לביקורת אישור תקינות של רו"ח לגבי תנאי העבודה של עובדי הקבלן, אין לנציגי המחלקה את הרישיונות של כלל הרכבים הפועלים בעיר ועוד.
הביקורת ציינה לחיוב כי למחלקה יש את מסדי הנתונים, הוגדרו סוגי הפינויים, איך הם מתנהלים ומתי. המבקר קבע כי יש צורך להוסיף מיכלי אצירה בנוסף למיכלים הקיימים בעיר.
המבקר בחן ומצא כי חלק מהמשאיות פועלות כשהן נושאות משקל גבוה מהמותר להם, לפי רישיון הרכב. חריגה זו חשובה בטיחותית, אף שסמכות האכיפה היא של משרד התחבורה.
עוד קבע המבקר כי דיווחי הרפרנטים כוללים הפעלת סנקציות כספיות, קנסות, בתחום פינוי האשפה הגזם. יחד עם זאת חלק מסעיפי הקנסות הופחתו בדיעבד וטוב היה עושה מנהל האגף אם היה מסיר ידיו מנושא זה.
עוד נמצא כי אתר ההתארגנות/עבודה של קבלן הטיאוט, הסמוך לדרך יאיר פרג, מהווה מפגע תברואי בשל הגרוטאות שנערמו במקום. כמו כן המבקר קבע כי יום העבודה של עובדי הטיאוט מתחיל בשעות החשכה דבר שמקשה על פיקוח על העבודה.
אחד הכלים המרכזיים בניהול פינוי אשפה וגזם, זו תוכנת השקילה למדידת נתונים פינוי האשפה, יחד עם זאת התוכנה לא נבדקה על ידי מנהל אגף המיחשוב והמצלמות אינן פועלות באתר.
עוד הציג מבקר העירייה את נתוני פניות התושבים בנושאי פינוי אשפה וגזם שלדבריו מהווים אינדיקציה לחוסר שביעות רצון הציבור לשירות הניתן.
בהמלצותיו מציע משיח כי העירייה תפעל לשיפור הבקרות וטיוב הפעילות של גורמי המקצוע בנושא וכן שגורמי המקצוע יפעלו על פי הוראות החוזים בתחומים המפורטים בדוח. החל מאכיפת "גיל" הרכבים דרך הצגת אישור תקינות של רו"ח לגבי תנאי העבודה של עובדי הקבלן וכלה בניהול הקנסות. עוד קבע המבקר כי המפגע התברואי באתר ההתארגנות הסמוך לדרך יאיר פרג, יטופל לאלתר. כשבמקביל הביקורת המליצה לבחון את המעבר מטיאוט ידני לטיאוט מדרכות מכני.
מנהל אגף מיחשוב יבדוק וינהל את הכלים הטכנולוגים, תוכנת השקילה וכד’, בהם משתמשים במח’ התברואה וביחידת האכיפה והבקרה.
המלצות אלו התקבלו אף הן על ידי ראש העיר וועדת הביקורת כאשר אלבז ציין כי בכוונתו לבחון את ביצוע ההמלצות בהמשך.
אבי אלבז, יו"ר ועדת ביקורת: אני רוצה להודות לשותפיי לוועדת ביקורת, חברי מועצת העיר - עמיחי זליג, ורן שגב.
תודה לאריק משיח מבקר העירייה שכתב דו"ח מקיף ומפורט בנושאים שנבדקו ומופיעים בדו"ח.
תודה למשתתפים בישיבות - יורם כרמון מנכ"ל העירייה, עו"ד זאב גבאי היועמ"ש לעירייה, עו"ד יפעת ליפץ מנהלת תחום אזרחי מנהלי במח’ המשפטית, ולטלי לופו מתאמת הוועדה, שהייתה אחראית במהלך כל תקופת פעילות וועדת ביקורת – לתיאום הישיבות, לרישום, הדפסה, הפצת הפרוטוקולים והטיפול השוטף בנושא.
תודה לבכירי העירייה שהוזמנו והשתתפו בישיבה השנייה, בכדי להרחיב בנושאים אחדים בדו"ח – גיא עידו משנה למנכ"ל העירייה, חיים בלאיש ראש מינהל שפ"ע וראש הרשות לרישוי עסקים, הדס דרוקר מנהלת היחידה הסביבתית.
ועדת ביקורת תמשיך לקיים ישיבות פעם בכל 3 חודשים, בכדי לעקוב ולוודא שכל הליקויים בדוחות מבקר העירייה בשנים 2017 עד 2020 יטופלו ויתוקנו, לשיפור איכות שירותי העירייה לתושבי העיר.
כידוע, מבקר העירייה משמש גם כנציב תלונות הציבור משיח סיפר כי במהלך שנת 2020 הוא קיבל 71 תלונות תושבים הממוענות למבקר העירייה. בדוח הוצגו שלוש דוגמאות לפניות מסוג זה:
תלונה אחת שהוצגה הייתה אודות תושב, שהתלונן על כך שבצמידות לביתו קיימת פינת גינון שהתושבים הגרים בסמיכות מניחים בה פסולת וגזם ובכך גורמים נזק לגינה. התושב ביקש להפוך את המקום לנקודה לאיסוף גזם ופסולת. התלונה נמצאה מוצדקת - בוצעה במקום רחבה לאיסוף גזם.
תלונה שנייה הייתה פניית תושבת על כך שילדתה לא שובצה בגני ילדים הסמוכים לבית מגוריה, בשעה שילדים המתגוררים במרחק רב יותר מהם שובצו לגנים. הביקורת בדקה ומצאה כי המערכת המחשבת את המרחקים בין בתי המגורים לגני הילדים כשלה נקודתית. והטעות המתועדת במערכת (מערכת חיצונית). לו לא התרחשה הטעות ביתה של המתלוננת הייתה משתבצת בגנים המבוקשים על ידה. התלונה נמצאה מוצדקת והנושא טופל בהתאם לצרכי הילדה.
התלונה השלישית הייתה פנייה של תושבת שהתלוננה על מענה לא הולם של עובדת עירייה. התלונה נמצאה מוצדקת בחלקה. והנושא טופל מול העובדת.
