איך מכינים חשבוניות מס בצורה נכונה?
בכל עסקה של מכירה או בכל מתן שירות ללקוח צריכים בעלי עסקים להכין מסמך חשבונאי. לפעמים המסמך הזה יהיה קבלה (לעסקים קטנים) וכשמדובר על עסקים גדולים יותר, חברות או עוסקים מורשים, יש להכין חשבוניות מס כחוק
בכל עסקה של מכירה או בכל מתן שירות ללקוח צריכים בעלי עסקים להכין מסמך חשבונאי. לפעמים המסמך הזה יהיה קבלה (לעסקים קטנים) וכשמדובר על עסקים גדולים יותר, חברות או עוסקים מורשים, יש להכין חשבוניות מס כחוק. אם אתם שוקלים להקים עסק או להפוך לעצמאים במקום לשכירים, תצטרכו לדעת היטב את להכין את החשבונית בצורה נכונה.
תיאור הפרטים שלכם
כל חשבוניות מס שאתם מכינים, בין אם היא מודפסת מראש ובין אם אתם מכינים באמצעות המחשב, צריכה להכיל את תיאור הפרטים שלכם. אנו לא מדברים על תיאור אישי או צבע העיניים אלא על תיאור העסק שלכם. לכל עסק צריך להיות מספר עסק. עצמאים או בעלי עסקים קטנים לא מקבלים מספר עסק (שנקרא ח.פ – מספר של חברה פרטית). במקום זאת רושמים את מספר תעודת הזהות. בנוסף, מקובל לרשום את שם העסק עצמו ואת כתובתו ואפשר להוסיף לוגו. מה שעוד צריך להופיע אלה הדרכים ליצירת קשר, כגון מספר טלפון, תא דואר, דוא"ל וכו’.
אין לוותר על מספר מסמך
על פי חוקי המס בישראל כל חשבונית (ובאותו האופן גם כל קבלה) צריכה לכלול מספר. כל מסמך חשבונאי ממוספר באופן רציף. כלומר, אם אתמול הכנו חשבונית מספר 10 ו-11, מחר נמשיך משם ונוציא חשבוניות שמספרן 12, 13 וכן הלאה. שיטת המספר נועדה למנוע כפילויות או טעויות ברישומי ההכנסות. מסמך ללא מספור איננו תקני.
תאריך העסקה
בהכנת החשבונית צריכים לתעד את מועד התבצעותה. כלומר, יש לציין את התאריך, יום, חודש ושנה. לרשויות המס יש עניין לדעת מתי מתבצעים העסקים שכן בהתאם לכך נגזרים תשלומים שונים. כך למשל הוצאות המע"מ או תשלומי מס הכנסה.
תקבולים, הנחות ומע"מ
בהכנת המסמך, יש להביא לידי ביטוי את התשלום, שעבר ידיים. את התשלום יש להביא בפירוט, כך שהסכום הנקי יצוין וכך גם מרכיב המע"מ (מס ערך מוסף). בכל חודש או חודשיים, מחשבים את סיכום המע"מ ובניכוי מס תשומות, מעביר לרשות המיסים. בנוסף, מלבד הסכום לתשלום, נהוג לציין גם הנחות, במידה וניתנו.
פירוט עסקה ולמה זה חשוב
נהוג להוסיף, לפעמים בתמציתיות ולפעמים בפירוט, מה הייתה המהות של העסקה. יש עסקים שיפרטו את העסקה באופן כללי, בהתאם לנהוג בענף. פירוט זה חשוב על מנת שהן הלקוח והן הספק ידעו עבור מה בוצע התשלום ומה התקבל. במידה וניתנת תעודת אחריות, זוהי אסמכתא נוספת שמעידה על העסקה ואפשר לצרף את שני הדברים יחד.
כך תחסכו זמן וכסף ותעבדו חכם יותר
בימינו, כבר לא מקובל ולא צריך להסתבך עם מסמכים בשלושה עותקים. אפילו אין צורך להדפיס חשבוניות במדפסת או לצלם ולשלוח בפקס. הכי פשוט, חסכוני ונוח – לעבור בשיטת האונליין. להכנת מילוי המסמך, שולחים ללקוח במייל, וזהו. בלי לבזבז נייר ובלי לבזבז כסף.
