המפתח לייעול הנהלת החשבונות בעסק שלכם
ניהול חכם ויעיל של הנה”ח מתחיל בווידוא שפקודות היומן נבדקות ברמה הכרונולוגית, וכי הנתונים שהוזנו תואמים את פרטי העסקה בפועל. מלבד זאת, הקפידו לרשום פרטים תמציתיים אך ברורים בכל פקודה, כך שהמשתמש הבא שיחפש אותה יוכל להבין במהירות במה מדובר
ניהול חכם ויעיל של הנה"ח מתחיל בווידוא שפקודות היומן נבדקות ברמה הכרונולוגית, וכי הנתונים שהוזנו תואמים את פרטי העסקה בפועל. מלבד זאת, הקפידו לרשום פרטים תמציתיים אך ברורים בכל פקודה, כך שהמשתמש הבא שיחפש אותה יוכל להבין במהירות במה מדובר.
כמובן שגם הפרדת ההוצאות לתתי קטגוריות (כגון הוצאות מראש, הוצאות מוכרות חלקית) מונעת אי סדר ומסייעת לחישוב נאות של חבות המס.
שימו לב גם למעקב אחר עסקאות משלימות. אם העסק שלכם עובד עם תשלומים מתמשכים או עסקאות בפריסה, הקפידו לעדכן את המערכת באופן תדיר ולסגור את העסקה רק לאחר שהתקבלו כל התשלומים.
היעזרו במערכת טכנולוגית. פתרונות כמו CrediMatch מאפשרים התאמות אוטומטיות מול חברת האשראי לצד רישום פקודות יומן וסגירה במערכות הנהלת החשבונות, מה שחוסך זמן ומאמץ לצוות הכספים.
טיפים חשובים לבקרה מדוקדקת
בקרה על פקודות היומן היא צעד ראשון להבטחת רישום נכון, מומלץ לסקור כל פעולה לפי סדר התרחשותה ולוודא שהמידע הרשום אכן משקף את האירוע העסקי המדויק. במקביל, חשוב להקפיד על כתיבה בהירה של פרטי הפקודה, כך שהגורם הבא שייבחן אותה יוכל להבין במהירות באיזה סוג עסקה מדובר.
אופן החלוקה של ההוצאות עצמו יכול לחסוך לא מעט זמן וכאבי ראש בעתיד. מומלץ ליצור קטגוריות ייעודיות, למשל הפרדה בין הוצאות מראש להוצאות מוכרות חלקית, ובכך למנוע טעויות ולאפשר חישוב מס נכון יותר. במידה שהעסק מבצע עסקאות המחולקות לתשלומים או נפרסות על פני תקופה ארוכה, חשוב לעדכן את המערכת באופן קבוע ולסגור את העסקה במסמכים הפיננסיים רק לאחר קבלת מלוא הסכום.
כמו כן, מומלץ מאוד להיעזר בפתרונות טכנולוגיים מתקדמים. דוגמה טובה היא מערכתCrediMatch , מדובר באחת המערכות המובילות שקיימות כיום, המאפשרת להצליב נתוני עסקאות מול חברת האשראי ולטפל באופן אוטומטי ברישום הפקודות ובסגירת הכרטסות. בדרך זו נחסכים זמן ומשאבים יקרים של צוות הנהלת החשבונות, והתמונה הכללית נשארת מדויקת ושקופה לאורך כל הדרך.
איך מערכת CrediMatch יכולה לעזור לכם?
בראש ובראשונה, המערכת מבצעת התאמה שוטפת של כל העסקאות מול נתוני חברת האשראי, וכך מזהה פערים בזמן אמת, בין אם מדובר בעסקאות שלא נקלטו כהלכה, תשלום שלא הגיע או הכחשת עסקה מצד לקוח. לאחר מכן, המערכת מעדכנת בצורה אוטומטית וסגורה את ספרי הנהלת החשבונות בכלים כגון חשבשבת, ERP, SAP או מערכות אחרות הנמצאות בשימוש העסק. בדרך זו, מתקבלים דוחות כספיים מלאים, מהימנים ומדויקים יותר, וחוסכים במחלקת הנהלת החשבונות שעות של עבודה ידנית.
לא פחות חשוב, עבודה נכונה עם מערכת ההתאמה משפרת את יכולתכם לעמוד בדרישות של רשויות המס. הפקת דוחות מפורטים למע”מ ודיווחים תקופתיים הופכת לקלה בהרבה, תוך צמצום הטעויות ועלויות מיותרות.
בסופו של דבר, ניהול הנהלת חשבונות מוצלח נשען לא רק על הבנה יסודית של כללי החשבונאות, אלא גם על שימוש בכלים ובתהליכים המאפשרים לזהות אי התאמות בשלב מוקדם, לתקן בזמן ולשמור על רמה גבוהה של שקיפות לכל אורך שרשרת התפעול. כך תדעו שבכל רגע נתון, דוחותיכם הכספיים משקפים נאמנה את מצבו האמיתי של העסק, ותוכלו לקבל החלטות חכמות ולהתקדם בביטחון בעולם התחרותי של ימינו.
| דברו איתנו ב | |
| רוצים עוד פרטים? כנסו! | |
